Danışma Ve Yardımcı Hizmetler Birimi
Üyelere İlk Danışma Noktasında Hizmet Veren ve Dış Hizmetlerde Yardımcı Birim
DANIŞMA VE YARDIMCI HİZMETLER BİRİMİ
Görev Tanımı : Danışma ve Yardımcı Hizmetler Sorumlusu
Sorumlu Olduğu Birim : Yönetim Kurulu ve Genel Sekreter
Vekalet İlişkisi : Hizmetli Personel
Görev ve Sorumluluklar
1. Genel Sekreterlik tarafından yapılan görevlendirmeleri takip etmek
2. Odaya işlem yaptırmaya ve hizmet almaya gelen üyeleri karşılamak
3. Odaya gelen üyelerin hizmet alacağı birimler konusunda yardımcı olmak ve yönlendirme yapmak
4. Üyelerin yetkililerle görüşmelerinde aracı olmak ve ilgili birimleri bilgilendirmek
5. Gelen telefonlara cevap verip ilgili birimlere aktarmak
6. Gerektiği durumlarda oda hizmetlerinde ve işlerinde yardımcı olmak
7. Piyasa rayiç fiyatlarının belirlenmesine yönelik üyelerimizden fiyat teklifleri almak
8. Üyelerin levha dağıtılması işlerini takip etmek
9. Kurumun araçlarının bakımından ve temizliğinden sorumlu olmak
10. Kurum hizmet araçlarının sigorta, vize, kasko işlemlerinin takibini yapmak ve bitme süresine yakın muhasebe birimini bilgilendirmek
11. Görevlendirmeler dahilinde kurum yetkililerini gidecekleri yerlere ulaştırmak
12. Kurum hizmet araçlarını verilen talimatlar doğrultusunda, teknik ve trafik kurallarına uygun olarak kullanmak
13. Resmi bayram ve tatil günlerinde bayrak asılmasını ve indirilmesini takip etmek. Gerektiğinde Genel Sekreter’in isteği ile bu günlere ait programları uygulamak
14. Odanın yaptığı organizasyonların davetiyelerini dağıtmak veya postalamak/kargolamak
15. Odamızda yapılan ya da Odamızı temsilen katılım sağlanan organizasyonlarında fotoğraf çekimi yapmak
16. Odamız organizasyonlarında halkla ilişkiler kapsamında verilen görevleri yerine getirmek
17. Hizmet binasının bakım ve tadil gerektiren eksiklerini tespit etmek ve odamız içinde gidermek. Dışardan mal veya hizmet alınması gerekiyorsa Genel Sekreterliğe bilgi vermek, konuyu sonuna kadar takip etmek
18. Stratejik amaçlarla ilgili birime verilen görev ve talimatları yerine getirmek
19. ISO 9001 ve ISO 10002 süreçlerini bilmek
20. Kalite Yönetim ve Akreditasyon Sistemi şartları ve talimatlarına uymak ve sorumluluklarını yerine getirmek
21. Üye memnuniyeti ve şikayetleri ile alakalı görevlerden, sorumluluklardan ve yetkilerden haberdar olmak
22. Şikayet yönetim sürecinin düzgün uygulanmasını sağlamak
23. Şikayet Yönetim Temsilcisi’yle koordine bir şekilde çalışmak
24. Şikayet yönetim sürecinden ve üye odaklı yaklaşımdan haberdar olunmasını teşvik etmek
25. Şikayet yönetim süreci ile ilgili bilgilere kolayca erişilmesini sağlamak
26. Şikayet yönetim süreci ile ilgili faaliyetleri ve kararları rapor etmek
27. Yapılan ve kaydedilen şikayetlerin izlenmesini sağlamak
28. Bir sorunu/problemi düzeltmek, gelecekte oluşmasını engellemek ve bu olayı kayıt altına almak için işlem yapılmasını sağlamak
29. Yönetim kurulunun gözden geçirmesi için şikayet yönetim süreci ile ilgili verilerin hazır olmasını sağlamak
30. Risk analizi süreci ile ilgili üzerine düşen görevleri yerine getirmek
