Danışma Ve Yardımcı Hizmetler Birimi

Üyelere İlk Danışma Noktasında Hizmet Veren ve Dış Hizmetlerde Yardımcı Birim

---

DANIŞMA VE YARDIMCI HİZMETLER BİRİMİ

Görev Tanımı                 : Danışma ve Yardımcı Hizmetler Sorumlusu 

Sorumlu Olduğu Birim : Yönetim Kurulu ve Genel Sekreter

Vekalet İlişkisi                 : Hizmetli Personel

Görev ve Sorumluluklar

1. Genel Sekreterlik tarafından yapılan görevlendirmeleri takip etmek

2. Odaya işlem yaptırmaya ve hizmet almaya gelen üyeleri karşılamak

3. Odaya gelen üyelerin hizmet alacağı birimler konusunda yardımcı olmak ve yönlendirme yapmak

4. Üyelerin yetkililerle görüşmelerinde aracı olmak ve ilgili birimleri bilgilendirmek

5. Gelen telefonlara cevap verip ilgili birimlere aktarmak

6. Gerektiği durumlarda oda hizmetlerinde ve işlerinde yardımcı olmak

7. Piyasa rayiç fiyatlarının belirlenmesine yönelik üyelerimizden fiyat teklifleri almak

8. Üyelerin levha dağıtılması işlerini takip etmek

9. Kurumun araçlarının bakımından ve temizliğinden sorumlu olmak

10. Kurum hizmet araçlarının sigorta, vize, kasko işlemlerinin takibini yapmak ve bitme süresine yakın muhasebe birimini bilgilendirmek

11. Görevlendirmeler dahilinde kurum yetkililerini gidecekleri yerlere ulaştırmak

12. Kurum hizmet araçlarını verilen talimatlar doğrultusunda, teknik ve trafik kurallarına uygun olarak kullanmak 

13. Resmi bayram ve tatil günlerinde bayrak asılmasını ve indirilmesini takip etmek. Gerektiğinde Genel Sekreter’in isteği ile bu günlere ait programları uygulamak 

14. Odanın yaptığı organizasyonların davetiyelerini dağıtmak veya postalamak/kargolamak 

15. Odamızda yapılan ya da Odamızı temsilen katılım sağlanan organizasyonlarında fotoğraf çekimi yapmak

16. Odamız organizasyonlarında halkla ilişkiler kapsamında verilen görevleri yerine getirmek 

17. Hizmet binasının bakım ve tadil gerektiren eksiklerini tespit etmek ve odamız içinde gidermek. Dışardan mal veya hizmet alınması gerekiyorsa Genel Sekreterliğe bilgi vermek, konuyu sonuna kadar takip etmek

18. Stratejik amaçlarla ilgili birime verilen görev ve talimatları yerine getirmek

19. ISO 9001 ve ISO 10002 süreçlerini bilmek

20. Kalite Yönetim ve Akreditasyon Sistemi şartları ve talimatlarına uymak ve sorumluluklarını yerine getirmek

21. Üye memnuniyeti ve şikayetleri ile alakalı görevlerden, sorumluluklardan ve yetkilerden haberdar olmak

22. Şikayet yönetim sürecinin düzgün uygulanmasını sağlamak

23. Şikayet Yönetim Temsilcisi’yle koordine bir şekilde çalışmak

24. Şikayet yönetim sürecinden ve üye odaklı yaklaşımdan haberdar olunmasını teşvik etmek

25. Şikayet yönetim süreci ile ilgili bilgilere kolayca erişilmesini sağlamak

26. Şikayet yönetim süreci ile ilgili faaliyetleri ve kararları rapor etmek 

27. Yapılan ve kaydedilen şikayetlerin izlenmesini sağlamak 

28. Bir sorunu/problemi düzeltmek, gelecekte oluşmasını engellemek ve bu olayı kayıt altına almak için işlem yapılmasını sağlamak

29. Yönetim kurulunun gözden geçirmesi için şikayet yönetim süreci ile ilgili verilerin hazır olmasını sağlamak

30. Risk analizi süreci ile ilgili üzerine düşen görevleri yerine getirmek