Üye Belge İşlemleri, Evrak Kayıt, Kapasite Raporu ve İş Makinesi Tescil İşlemlerinin Yürütüldüğü Birim


Oda Sicil Birimi

Görev Tanımı                  : Oda Sicil Memuru 

Sorumlu Olduğu Birim : Yönetim Kurulu ve Genel Sekreter

Vekalet İlişkisi                 : Bilgi İşlem Sorumlusu


Görev ve Sorumluluklar


1. 5174 sayılı kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen görevleri yapmak 

2. Kalite yönetim sistemini bilmek, uymak, uyulmasını sağlamak ve geliştirmek için çalışmalar yapmak 

3. Yönetim Kurulu tarafından belirlenmiş amaç, politika ve stratejiler doğrultusunda sorumluluğu altındaki faaliyetlerin yürütülmesi ile ilgili plan, program ve bütçeleri tespit ederek; idarecisinin onayına sunmak, uygulamaları yönlendirmek, izlemek ve oluşabilecek sapmalar konusunda gerekli önlemleri almak 

4. Üyelere nazik davranmak, şikayetlerini hızlı bir şekilde cevaplamak veya uygun kişilere yönlendirmek 

5. Üyelerin sicil dosyalarını düzenlemek ve saklamak, sicil defterlerini tutmak, üyelerin durumlarındaki değişiklikleri takip ve tespit ederek usulüne göre defterlere işlemek

6. Odaya gelen ve giden evrak kaydına ilişkin defterleri tutmak. Genel Sekreter’in talimatına uygun olarak ilgili birimlere iletmek, arşivlenmesini sağlamak

7. Odaya gelen kitap, gazete, dergi vb. yayınları Genel Sekreter’in talimatına uygun olarak saklamak, ilgili birimlere iletmek

8. Üye bilgi güncellemelerinin takibini yapmak

9. Ticari ve sınai eşya vasıf ve numunelerine ait belgeleri düzenlemek

10. Fire ve zayiat oranlarının tespit edilmesini sağlamak

11. İş makinelerinin tescil işlemlerini yürütmek

12. Menşe Şahadetnamesi, ATR ve EUR–1 belgelerini tanzim etmek, onaya hazırlamak

13. Oda sicil dosyalarının tanzimini yapmak. Üyelerin durum değişikliği, kayıt yada terk işlemlerini yapmak. İlgili dilekçe ile evraklarını takip ederek dosyalara eklenmesini sağlamak

14. Talep edilmesi halinde üyelere ait kayıt sureti, faaliyet belgesi vb. evrakları tanzim etmek

15. Üyelerin gruplandırılması, derecelendirilmesi için her türlü hazırlıkları tamamlamak, bu konuda Yönetim Kurulu’nca alınan kararlara göre gerekli işlemleri yapmak

16. Yönetim Kurulu yada Genel Sekreter tarafından verilecek diğer görev ve talimatları yerine getirmek

17. Stratejik amaçlarla ilgili birime verilen görev ve talimatları yerine getirmek

18. ISO 9001 ve ISO 10002 süreçlerini bilmek

19. Kalite Yönetim ve Akreditasyon Sistemi şartları ve talimatlarına uymak ve sorumluluklarını yerine getirmek

20. Kapasite raporu ve ekspertiz raporu düzenlemek

21. Üye memnuniyeti ve şikayetleri ile alakalı görevlerden, sorumluluklardan ve yetkilerden haberdar olmak

22. Şikayet yönetim sürecinin düzgün uygulanmasını sağlamak

23. Şikayet Yönetim Temsilcisi’yle koordine bir şekilde çalışmak

24. Şikayet yönetim sürecinden ve üye odaklı yaklaşımdan haberdar olunmasını teşvik etmek

25. Şikayet yönetim süreci ile ilgili bilgilere kolayca erişilmesini sağlamak

26. Şikayet yönetim süreci ile ilgili faaliyetleri ve kararları rapor etmek 

27. Yapılan ve kaydedilen şikayetlerin izlenmesini sağlamak 

28. Bir sorunu/problemi düzeltmek, gelecekte oluşmasını engellemek ve bu olayı kayıt altına almak için işlem yapılmasını sağlamak

29. Yönetim kurulunun gözden geçirmesi için şikayet yönetim süreci ile ilgili verilerin hazır olmasını sağlamak

30. Risk analizi süreci ile ilgili üzerine düşen görevleri yerine getirmek

31. “Rayiç Fiyat Tespit Süreci” ile ilgili koordinasyon işlerini düzgün yürütmek

32. “Kapasite Raporu Hazırlama ve Değerlendirme Süreci” ile ilgili koordinasyon işlerini düzgün yürütmek

33. “İş Makinesi Tescil Süreci” ile ilgili koordinasyon işlerini düzgün yürütmek

34. Kendi birim arşivinin güvenliğinden ve anahtarlarından sorumlu olmak

Birim Personeli

  • Cihan Çelik Oda Sicil Personeli (256) 315-9315 / Dahili: 118 cihan@naztic.org.tr
  • Emre YÖRÜKOĞLU Oda Sicil Personeli (256) 315-9315 / Dahili: 118 emre@naztic.org.tr